Automatisierter Vermietungsprozess dank digitaler Lösungen

 „Den richtigen Mieter für Ihre Wohnung und die Nachbarschaft finden: Mit einem digitalen Vermietungsmanagement können Sie schnell und effizient das perfekte Match erzielen.“

Jessica Ulke. Beraterin Geschäftsprozessanalyse

Wohnungsbesichtigungen nur noch via Virtual Reality? Angesichts der Covid-19-Pandemie scheint diese Vision immer greifbarer zu werden. Aber auch ohne Einsatz von Virtual Reality bietet der komplette Zyklus des Vermietungsmanagements enormes Potential, den Sprung von der klassischen, manuellen Verwaltung hin zu vollautomatisierten Prozessen zu wagen.

Der gesamte Vermarktungs- und Vermietungsprozess gestaltet sich oft langwierig und aufwendig. In ländlichen und von Leerstand bedrohten Regionen kann die Suche nach geeigneten Mietern mit viel Aufwand verbunden sein, während in Ballungszentren, wo günstiger Wohnraum per se eine knappere Ressource ist, eine Vielzahl an Anfragen auf ganz unterschiedlichen Wegen in den Unternehmen landen. Daneben müssen die Bestandsmieter mit den entsprechenden Dienstleistungen auch noch abgebildet werden.

Digitale Lösungen und Schnittstellen wie ERP-/CRM-Systeme unterstützen dabei effektiv und zuverlässig den gesamten Ablauf der Neuvermietung, einem der Kernprozesse in der Wohnungswirtschaft. Ziel ist es, alle im Unternehmen einlaufenden und auch vorhandenen vermarktungsrelevanten Informationen zu bündeln, zu vernetzen und für eine schnellere sowie effizientere Abwicklung zu sorgen. Beispielsweise kann so bereits mit Kündigung eines Nutzungsverhältnisses ein automatisierter Neuvermietungsprozess in Gang gesetzt werden.

Zahlreiche dieser Schritte und Prozesse lassen sich digital abbilden:

  • Vorabnahme der Wohnung inkl. Erstellung von Vorabnahmeprotokollen

  • Bauzeitenplan mit Maßnahmenpaket und Kostenaufstellung pro Wohnung

  • Management der Interessentendatenbank

  • Intelligentes Push-/Pull-Matching

  • Mitteilungen an Interessenten - Feedback-/Reminder-Funktionen wie Erinnerungsmail oder Aktualisierungsanfrage, Angebotsfeedback, Selbständige Terminvereinbarung, Zusendung von Erstkontaktformularen

  • Generieren von Roh-Exposé

  • Schaltung von Inseraten

  • Abgleichen diverser Selektionskriterien (Wunschmieter)

  • Vertragsabwicklung

  • Digitale Immobilienbesichtigung

  • Übergabe der Immobilie

  • Digitaler Mietvertrag

  • Kündigungsverwaltung

 

Einen ersten Überblick über nötige Prozessschritte erhalten Sie, indem wir eine gemeinsame Prozesslandkarte erstellen. Sind diese Prozesse einmal in Gänze und transparent visualisiert, fällt nicht nur die Organisation und Koordination für alle Beteiligten leichter. Es lassen sich auch einfacher Schwachstellen und Verbesserungspotenziale identifizieren.

Übrigens: Ein weiterer Vorteil der Digitalisierung des Vermietungsmanagement wird in der Wohnungswirtschaft  noch viel zu selten genutzt. Es geht um Leads. Unternehmen aus anderen Branchen zahlen viel Geld und werden sehr kreativ, um Kundenkontakte zu generieren. Lassen Sie dieses Potenzial nicht ungenutzt! Interessenten, die beispielsweise nicht für diese eine Wohnung in Frage kommen, können für Ihre anderen Objekte passend sein. Mit einem digitalen Vermietungsmanagement gehen die abgefragten und gebündelten Daten von Interessenten nicht verloren. Sie können diese DSGVO-konform nutzen, um gegebenenfalls zu einem späteren Zeitpunkt eine Immobilie aus dem Bestand direkt anbieten zu können.