Die Digitalisierung verändert die Wohnungswirtschaft in nahezu allen Bereichen – von der Bewirtschaftung über die Kundenkommunikation bis hin zur strategischen Steuerung. Digitale Technologien schaffen neue Möglichkeiten, Prozesse zu automatisieren, Daten effizient zu nutzen und Dienstleistungen noch gezielter am Bedarf der Mieterinnen und Mieter auszurichten.

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Eine wichtige Rolle können dabei PropTechs übernehmen, die mit innovativen, teils hoch spezialisierten Lösungen auf die zentralen Herausforderungen der Branche reagieren.

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Eine Analyse aktueller PropTech-Angebote zeigt eine beeindruckende Vielfalt an digitalen Innovationen entlang der gesamten Wertschöpfungskette der Wohnungswirtschaft. Die Lösungen reichen von digitalen Mieter- und Serviceplattformen über Gebäudedatenmanagement und Prozessautomatisierung bis hin zu KI-basierten Tools zur Energieoptimierung, Leerstandsreduktion oder Instandhaltungsplanung.

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Im Berateralltag begegnen uns bei unseren Kunden häufig Ergebnisse der Zusammenarbeit mit PropTechs – mal inspirierende, mal hilfreiche, aber auch manchmal ernüchternde. Wir haben versucht, in einer Serie von gezielten Gesprächen und Interviews die Erfolgsfaktoren näher zu fassen. Aus der Analyse lassen sich vier zentrale Chancen ableiten:

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• Effizienzsteigerung und Prozessoptimierung: Digitale Tools reduzieren manuelle Arbeitsschritte, beschleunigen Freigabeprozesse und schaffen einheitliche Abläufe über verschiedene Organisationseinheiten hinweg.

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• Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Durch strukturierte Datenerfassung, zentrale Informationssysteme und automatisierte Reportingfunktionen werden Entscheidungsprozesse nachvollziehbarer, Kennzahlen konsistenter und die Datenbasis für Steuerungsentscheidungen deutlich verbessert.

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• Mieterorientierung und Servicequalität:  Digitale Anwendungen fördern eine effizientere Kommunikation zwischen Mietern, Dienstleistern und Verwaltung. Sie ermöglichen Self-Service-Funktionen, verkürzen Reaktionszeiten und tragen zu einer höheren Servicezufriedenheit bei.

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• Nachhaltigkeit und Klimaziele: Innovative Lösungen im Bereich Energieverbrauch, Gebäudeautomation oder Sanierungsmanagement tragen messbar zur CO₂-Reduktion und damit zur Erfüllung regulatorischer Anforderungen bei.

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Diese Mehrwerte reagieren auf die zentralen Herausforderungen der Branche – etwa Fachkräftemangel, steigenden Kostendruck und die zunehmenden Kundenerwartungen nach transparenten Serviceprozessen.

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Chancen gibt es also, aber was sind die Faktoren für eine erfolgreiche Zusammenarbeit?

 

Drei zentrale Faktoren haben sich in der Praxis als entscheidend erwiesen:

• Den PropTech-Markt analysieren: Der Markt ist dynamisch, unübersichtlich und von einer hohen Anbieterzahl geprägt. Die PropTechs unterscheiden sich deutlich in ihrem Professionalisierungsgrad und verfügen teils über noch nicht gefestigte Geschäftsmodelle oder ein begrenztes Verständnis wohnungswirtschaftlicher Strukturen. Eine sorgfältige Marktanalyse hilft, Anbieter mit mangelnder Professionalität oder unpassendem Geschäftsmodell frühzeitig auszuschließen.

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• Die passende Lösung für die eigene Problemstellung auswählen: Aus dem Kreis derjenigen Anbieter, die prinzipiell in Frage kommen muss nun im nächsten Schritt derjenige gefunden werden, dessen Lösungsansatz auf die bestehende Problemstellung, Rahmenbedingungen und Zielsetzung des Unternehmens am besten abgestimmt ist.

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• Standardisierung vor Individualisierung: Zwischen den individuellen Anforderungen vieler Wohnungsunternehmen und den stark standardisierten Lösungen der PropTechs besteht häufig ein Spannungsfeld. Wohnungsunternehmen sind es meist gewohnt, vorgelegte Lösungen mit Customizing an den individuellen Bedarf anzupassen. Das fühlt sich gut an, ist manchmal auch wertvoll. Jede Individualisierung, erhöht aber auch die Komplexität, kann zu Problemen führen, bspw. weil jedes Update im individualisierten dann viel aufwendigere Pflege und Aktualisierung erfordert.   Für eine effiziente Umsetzung und künftige Handhabung empfiehlt es sich, der Mut zum Standard (der zu mir passen muss), anstatt individuelle Sonderentwicklungen zu beauftragen. Umso entscheidender ist, vor jeder Einführung sorgfältig zu prüfen, inwieweit der vorhandene Lösungsstandard mit den eigenen Zielvorstellungen und Prozessen kompatibel ist.

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Sind diese grundlegenden Voraussetzungen für eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit dem PropTech geschaffen, entscheidet sich der Erfolg in der anschließenden Umsetzungsphase.

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Die eigentliche Herausforderung liegt dabei weniger in der Technologie selbst, sondern in ihrer wirksamen Integration in bestehende Strukturen und Prozesse.

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Viele Wohnungsunternehmen arbeiten mit komplexen, über Jahre gewachsenen IT-Strukturen, die sich nur begrenzt erweitern lassen. Schnittstellen müssen individuell entwickelt, Datenstrukturen harmonisiert und Mitarbeitende gezielt geschult werden. Hinzu kommt, dass die Einführung neuer digitaler Lösungen häufig eine Neuverteilung von Verantwortlichkeiten und eine Anpassung etablierter Prozesse erfordert. Insofern liegt der größte Aufwand im Rollout und in der organisatorischen Verankerung.

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Während die Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit der PropTech-Lösungen überwiegend positiv bewertet werden, entsteht der tatsächliche Mehrwert erst, wenn Unternehmen bereit sind, ihre Prozesse und Strukturen konsequent an digitale Arbeitsweisen anzupassen und zu leben.

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Für Wohnungsunternehmen bedeutet dies, den digitalen Wandel als fortlaufenden Entwicklungsprozess zu verstehen. Erfolg entsteht dort, wo technologische Innovation, organisatorische Anpassung und strategische Zielsetzung konsequent ineinandergreifen.

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Die wertvollsten Beiträge für die Unternehmensentwicklung entstehen, wenn die Potenziale der PropTechs gezielt genutzt werden und die Zusammenarbeit zwischen beiden Seiten sich stetig weiterentwickelt.

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