KI ist immer nur so gut, wie die Struktur, in der sie angewendet wird

Nach zwei Tagen mit intensivem Austausch mit unseren Schlüsselpartnern zum Thema KI habe ich mir dann heute Nachmittag ein paar (5 Jahre alte) Folien zu, Thema IT-Architektur angeschaut. Manches würde und dürfte ich heute so nicht mehr so machen – mal ganz abgesehen vom Thema Rolle des ERP-Systems.

Für viele unserer Kunden operativ spannend ist da bspw. die deutlich veränderte Bedeutung von Dokumentenmanagement-Systemen. Bevor man heute ein DMS einführt, sollte man sich mit ein paar Fragen beschäftigen:

Das DMS wurde erfunden, damit Menschen Dokumente wiederfinden und effizienter nutzen können. Genau dieses Problem löst KI gerade, ganz ohne Neueinführung und Migration. Verschlagwortung und Ablagedisziplin waren immer der teuerste und wackeligste Teil jedes DMS-Projekts. Heute erschließen Agenten die Quellen dort, wo sie liegen. – Dass jede KI (Stichwort ‚Kontextmanagement) auch kluge Datenstrukturen braucht, steht auf einem anderen Blatt.

Die integrierte KI-Funktion Ihres DMS ist bei Go-live bereits veraltet.

Ein Fachanbieter entwickelt eigene KI-Funktionen im Release-Zyklus seines Produkts. Der Markt für KI-Modelle und Plattformen entwickelt sich jedoch deutlich schneller und variabler. Die eigene Zukunftsfähigkeit sollte idealerweise immer unabhängig vom Tempo und Leistungsumfang individueller Hersteller sein. Kontextmanagement.

Wer jetzt migriert, baut das nächste Silo, exakt in dem Moment, in dem KI-Agenten das Potenzial haben, Silos irrelevant zu machen.

Wer jetzt migriert, baut das nächste Silo – die Alternative ist keine Strukturlosigkeit, sondern eine anbieterunabhängige Kontext-Ebene über der bestehenden Landschaft, exakt in dem Moment, in dem KI-Agenten das Potenzial haben, Silos irrelevant zu machen. Wenn KI-Chat und Agenten-Plattform zum Hauptinterface Ihrer Mitarbeiter werden, öffnet niemand mehr das DMS-Frontend, in das Sie jahrelang migriert haben.

Dokumente sind nicht mehr die zentrale Arbeitseinheit.

Es wird leider immer noch gesagt heute seien Daten das neue Gold, das stimmt nur halb. Eigentlich geht es um Wissen. Daten stellen nach wie vor einen außerordentliche Wert dar, sie sind wertvolles, letztlich auch unverzichtbares  Rohmaterial. Die KI ist der Schmied, der daraus etwas Wertvolles macht, nämlich Information, Wissen, Mehrwert. Ohne saubere Daten und Dokumente läuft auch der beste Agent ins Leere.

Zeitgleich wandert der Fokus von eigener manueller Arbeit zu einer automatisierten Umsetzung durch Agenten. Ablagelogiken und Dateiinhalte wurden für Menschen gestaltet, doch ohne klug strukturiertes Kontextangebot, laufen KI-Agenten bei ihrer Arbeit ins Leere.

Ein System, dessen Grundeinheit die Datei ist, verwaltet somit strukturell die Vergangenheit.

Das macht Idee, Fragestellungen und Unterstützungsleistungen des DMS nicht überflüssig: Revisionssichere Archivierung, E-Rechnung, Löschkonzepte und saubere Berechtigungen bleiben Pflicht.

Also: Das klassische DMS-Projekt ist Struktur und Technologie von gestern. Grundlegende Datenablage und Speicherung mit rechtebasierter Zugriffsverwaltung bleiben jedoch als Kerndisziplin im Fokus. User Interface, Workflows und ähnliche Funktionen rücken dabei in den Hintergrund.

Was Unternehmen jetzt brauchen, ist eine Kontext-Ebene über der bestehenden Landschaft, die jeder KI sagt, wo die Wahrheit liegt: anbieterunabhängig, flexibel, skalierbar und zukunftsfähig.