In den letzten Jahrzehnten sind in Wohnungsunternehmen viele Regiebetriebe geschlossen, manchmal auch verkauft worden. Nicht selten ließ oder lässt man sie einfach auslaufen. Das ist bedauerlich, denn neben qualitativen Vorteilen können Regiebetriebe auch betriebswirtschaftlich Sinn ergeben. Eine ganze Reihe von Wohnungsunternehmen beweisen das mit klugen Geschäfts- und Steuerungsmodellen jeden Tag.

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Das richtige Geschäftsmodell

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Der fachliche Rahmen für Regiebetriebe reicht von der eigenen Handwerkerorganisation über Hausmeisterleistungen bis hin zum Thema Grünpflege. Unabhängig davon, welche dieser Fachlichkeiten abgebildet werden soll, ist für den Erfolg weitaus maßgeblicher, welche Aufgaben konkret (!) übernommen werden sollen. – Eher fachlich anspruchsvolle Aufgaben oder eher der tägliche Kleinkram? Je nach Markt und je nach Herausforderung des Bestandes sind die Antworten auszudifferenzieren. Die Tendenz ist aber klar: Im Bereich der Handwerksleistungen sind eher die Kleininstandhaltungsleistungen in Vollkostenberechnungen gegenüber einem Drittmarkt wettbewerbsfähig. Im Bereich der Grünpflege hingegen eher die anspruchsvolleren Leistungen in anspruchsvoll gestalteten Anlagen. Bei den Hausmeisterleistungen gewinnen meist vor allem integrierte Vollservice-Modelle. 

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Präzise Steuerung

Auch das klügste Leistungsmodell im besten Geschäftsmodell hilft nicht, wenn die Alltagssteuerung nicht präzise ist.

 

Hier besteht die Herausforderung darin, Kundenprozesse und interne Prozesse systematisch, transparent und verlässlich miteinander zu verzahnen. Das beginnt schon bei der Aufnahme von Störmeldungen über klare Kanäle (Telefon, Portal, App) mit strukturierter Erfassung aller relevanten Informationen. Im besten Falle wird aus der Störmeldung sofort ein Termin, der dann in logistisch sinnvolle Abarbeitung durch Tourenplanung nach Quartieren, Zeitfenstern und Qualifikationen mündet. Ziel ist, Produktivstunden zu erhöhen und Fahrzeiten zu senken. Neben den (Mieter-)impulsgesteuerten Aufgaben nehmen Regiebetriebe auch zyklisch wiederkehrende Aufgaben wahr, die helfen können, Auslastung und Tourenplanungen zu optimieren. Zyklische Aufgaben (Wartungen, Prüfungen), die keine Terminierung mit Mietern erfordern, können so systematisch mit der Tagesdisposition verzahnt werden.

 

Mehrwert für Mieterinnen und Mieter

Neben einem betriebswirtschaftlichen Nutzen liegt der größte Hebel eines Regiebetriebs in der erlebten Qualität für Mieterinnen und Mieter.

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Direkte Terminvergabe statt vertröstetem Warten auf externe Dienstleister. Mängelmeldungen werden im Erstkontakt disponiert und es kann unmittelbar am Telefon oder bei Eingang der App-Nachricht ein Termin beim eigenen Regiebetrieb vergeben werden, statt Kapazitäten externer Betriebe abzufragen.

 

• Schnellere Reaktionszeiten: Havarien und dringende Reparaturen lassen sich priorisieren, ohne von der Auslastung Dritter abhängig zu sein. Das reduziert Folgeschäden und Ärger.

• Stabile Ansprechpartner: Kommunikation zu Zugang, Terminen oder Nacharbeiten läuft über definierte Kontaktstellen; Informationsverluste und Medienbrüche werden seltener.

• Einheitliche Standards: Wiederkehrende Arbeiten in Bädern, Küchen oder Leerwohnungen folgen festgelegten Qualitäts- und Ausstattungsstandards – das sorgt für ein konsistentes Niveau im Bestand.

 

So wird der Regiebetrieb zum sichtbaren Servicebaustein der Marke „Vermieter“ und kann Mieterzufriedenheit und -bindung messbar erhöhen.

 

Monitoring und Steuerung

Warum waren dann früher viele Regiebetriebe nicht oder nur halbwegs erfolgreich? Das lag nach unserer Erfahrung vor allem daran, dass Monitoring und systematische Steuerung nicht in dem Maße erfolgten, wie das nötig ist.

 

Kosten- und Leistungsrechnung sind keine neuen Instrumente. Allerdings ist Transparenz und Monitoring in Zeiten moderner Prozessunterstützung um einiges komfortabler als noch vor fünf oder zehn Jahren. Ticketsysteme, Vorgangsmanagement und mobile Leistungserfassung ermöglichen Transparenz hinsichtlich der Leistungserbringung, die ebenso zu steuern ist, wie die Kosten.

 

Einen Regiebetrieb zum Erfolg zu führen ist keine Kleinigkeit und keine Selbstverständlichkeit. Diesen Erfolg bekommt man nicht geschenkt. Aber ein gut aufgestellter und klug gesteuerter Regiebetrieb ist hinsichtlich Qualität, Prozesstransparenz und Betriebswirtschaft eine echte win-win-win- Konstellation.